Gids voor organisatoren

📑 Administratie & verzekering

Naar gelang de inzet, alcoholverkoop of rechtsvorm verschillen de verplichtingen. Laat uw dossier nakijken door de bevoegde overheden vóór communicatie en verkoop van vakjes.

• Gemeente: melding evenement, gebruik openbare ruimte, veiligheid en buren.
• Prefectuur / diensten: verenigingsloterij of melding naargelang totale inzet of prijzen — informeer u vroeg.
• Verzekering vereniging: aansprakelijkheid, menigtebeheer, eventuele schade.
• Drank / tijdelijke vergunning: regime hangt af van alcohol en hoe u verkoopt.
• Kas: aparte rekening, inkomsten en uitgaven conform uw statuten.

🧰 Onmisbaar materiaal

Denk aan terrein, betalingen en veiligheid: op de dag zelf moeten vrijwilligers zich op publiek en koe kunnen focussen.

• Uitzetset: koord, palen, krijt of lijnmarker voor regelmatige, leesbare vakjes.
• Duidelijke nummering: stevige merkers om discussies te beperken.
• Afsluitingen: publiek, technische zone en weide; rolstoeltoegang indien nodig.
• Betaling: kas, wisselgeld, kaartterminal (bv. SumUp) voor bar of verkoop ter plaatse.
• Lichte geluidsinstallatie, onthaal, signalisatie, vuilzakken, ehbo.

🐄 Dierenwelzijn

Een rustige koe met haar landbouwer bespaart tijd en stress. Wijzig het voedingspatroon niet op de dag van het evenement.

• Keuze dier: rustig, gewend aan mensen en lawaai; de landbouwer beslist.
• Transport: geschikt voertuig, redelijke reistijd, water en schaduw bij wachten.
• Voeding: behoud het gewone dieet; vermijd extra’s die de spijsvertering vertragen.
• Ruimte: geschikte weide, watervoorziening, mogelijkheid tot terugtrekken bij stress.
• Afstemming met landbouwer: uren van loslaten, rustzone, noodcontact.

⚖️ Reglement & jury

Een duidelijk schriftelijk reglement vóór verkoop van vakjes is zeer belangrijk: deelnemers weten waaraan ze zich verbinden, moeilijke situaties (kei op twee vakjes, maximale wachttijd, vervangende trekking, prijzen, annulering of uitstel) worden afgehandeld volgens voor iedereen bekende regels, en u bouwt transparantie en vertrouwen op.

LotoFarm biedt een sjabloonreglement aan dat u kunt aanpassen — pas het aan uw evenement, regio en inzet aan en laat het indien nodig nakijken door overheden of uw verzekeraar.

Sjabloon reglement downloaden (Word, DOCX)

• Vastleggen: aantal vakjes, prijs, prijzen, maximale wachttijd, vervangende trekking als er geen kei binnen de termijn valt.
• Kei op twee vakjes: één duidelijke regel (midden van de kei, grootste oppervlakte, enz.) toegepast door juryleden.
• Een kleine neutrale jury op de dag zelf.
• Bewaar kopieën: affiche en/of PDF naar online kopers.

🎪 Animatie & standen

Het wachten kan lang duren: bezighoud het publiek met lokale activiteiten, een bar en gezinsvriendelijke spelletjes.

• Verenigingsstanden: extra tombola, speelgoedruil, info over uw projecten.
• Bar en eten: vlotte rijen, alcoholvrije opties, afvalbeheer.
• Kinderen: begeleide springkastelen, schmink, speurtocht, workshops in kleine groepen.
• Lokale degustatie of verkoop: toon de landbouwer of streekproducenten (korte keten, honing, kazen, enz.).
• Muziek of animatie: volume met oog op de koe.