Le guide de l’organisateur

📑 Démarches & assurances

Selon les sommes en jeu, la vente d’alcool ou la nature de votre structure, les obligations varient. Faites valider votre dossier par les autorités compétentes avant la communication et la vente des cases.

• Mairie : déclaration ou autorisation d’occupation du domaine public, sécurité du rassemblement, voisinage.
• Préfecture / DDPP : loto associatif ou déclaration selon le montant total des mises ou des lots — renseignez-vous tôt.
• Assurance de l’association : responsabilité civile, encadrement du public, dommages éventuels.
• Buvette / licence IV ou débit temporaire : régime applicable selon votre projet (avec ou sans vente d’alcool).
• Trésorerie : compte dédié, tenue des recettes / dépenses, conformité avec vos statuts.

🧰 Matériel indispensable

Anticipez le terrain, l’encaissement et la sécurité : le jour J, les bénévoles doivent pouvoir se concentrer sur le public et la vache.

• Traceur de terrain : cordeau, piquets, craie ou traceuse de ligne pour des cases régulières et lisibles.
• Numérotation visible : repères solides pour éviter les contestations.
• Clôtures et barrières : séparer public, zone technique et prairie ; passages PMR si besoin.
• Encaissement : caisse, monnaie, terminal carte (ex. SumUp ou autre TPE) pour la buvette ou les ventes sur place.
• Sonorisation légère, table d’accueil, signalétique, sacs poubelle, premiers secours.

🐄 Bien-être de l’animal

Une vache calme et suivie par son éleveur fait gagner du temps et de la sérénité. Ne changez pas ses habitudes le jour de l’événement.

• Choix de l’animal : docile, habituée aux humains et au bruit ; l’éleveur reste décisionnaire.
• Transport : véhicule adapté, temps de trajet raisonnable, eau et attente à l’ombre.
• Alimentation : garder le même régime que d’habitude ; éviter les excès qui retardent la digestion.
• Espace : prairie adaptée, accès à l’eau, possibilité de retrait si le stress monte.
• Coordination avec l’éleveur : horaires de lâcher, zone de repos, contact d’urgence.

⚖️ Règlement & arbitrage

Définir un règlement de jeu et le rendre accessible avant toute vente de cases est très important : les participants savent à quoi ils s’engagent, les situations litigieuses (bouse à cheval sur deux cases, délai maximal d’attente, tirage de secours, lots, annulation ou report) se règlent selon des règles connues de tous, et vous renforcez la transparence ainsi que la confiance envers votre association.

LotoFarm met à disposition un modèle de règlement à personnaliser pour vous aider à démarrer — adaptez-le à votre événement, à votre territoire et aux montants en jeu, et faites-le valider si nécessaire auprès des autorités ou de votre assureur.

Télécharger le modèle de règlement (Word, DOCX)

• Rédiger : nombre de cases, prix, lots, durée maximale d’attente, tirage au sort de secours si aucune bouse dans les délais.
• Cas des bouses à cheval sur deux cases : règle unique (centre de la bouse, plus grande surface, etc.) appliquée par les arbitres.
• Constitution d’une petite commission d’arbitrage neutre le jour J.
• Archivage : conserver le règlement affiché / version PDF envoyée aux participants si vente en ligne.

🎪 Animations & stands

L’attente peut durer : occupez le public avec des activités locales, une buvette et des jeux pour les familles.

• Stands associatifs : tombola complémentaire, bourse aux jouets, infos sur vos actions.
• Buvette et restauration : file d’attente fluide, options sans alcool, gestion des déchets.
• Jeux pour enfants : structure gonflable encadrée, maquillage, chasse au trésor, ateliers en petits groupes.
• Dégustation ou vente de produits locaux : mise en avant de l’éleveur ou des producteurs du coin (circuit court, miel, fromages, etc.).
• Musique ou animations discrètes : volume adapté pour ne pas stresser la vache.